"Garbage in, garbage out"
Es gibt eine goldene Regel im Engineering: Automatisiere niemals einen schlechten Prozess. Wenn du einen chaotischen analogen Prozess digitalisierst, hast du danach einen chaotischen digitalen Prozess (nur schneller). 🏎️💥
Step 1: Refactoring (Aufräumen)
Bevor wir Tools wie n8n oder Zapier anfassen, schauen wir uns den Algorithmus deiner Firma an. Wo hakt es? Wo sind die "manuellen Breakpoints"?
Das sind meistens:
Medienbrüche: Daten werden von Papier in Excel abgetippt.
Wartezeiten: "Ich muss warten, bis Jürgen die Mail freigibt."
Redundanzen: Die gleiche Info wird in 3 Systemen gepflegt.
Diese Dinge müssen wir erst glattziehen (streamline), dann automatisieren.
Step 2: Die Quick Wins (Low Hanging Fruits)
Fang nicht mit dem komplexesten Monster-Prozess an. Such dir einfache, repetitive Tasks (Loops):
- Rechnungs-Parsing: PDF kommt per Mail -> KI liest sie aus -> Upload zu Datev.
Effort: Low | Impact: High
- Lead-Routing: Formular auf Website -> CRM Eintrag -> Slack Notification.
Effort: Low | Impact: Medium
- Onboarding: Trigger "Neuer Mitarbeiter" -> Accounts erstellen, Mails verschicken.
Effort: Medium | Impact: High
Mein Approach
Ich sehe Automatisierung wie Code-Optimierung. Wir suchen die "Hot Paths" – die Dinge, die jeden Tag passieren und Zeit fressen. Dort setzen wir an.
Ein Tool, das dir 5 Minuten am Tag spart, klingt wenig. Aber 5 Min x 10 Mitarbeiter x 220 Tage = 180 Stunden im Jahr. Das ist ein ganzer Arbeitsmonat. Geschenkt.
