Das Problem: Freitext-Bestellungen
Bei Gubes Tech (Hersteller von maßgefertigten Abdeckhauben) lief es früher so: Kunden haben in ein Freitext-Feld geschrieben, was sie brauchen. "Ich brauche eine Haube, ca. 50x30cm, rund, mit Reißverschluss..."
Das Ergebnis? 🔥
Rückfragen: "Meinten Sie innen oder außen gemessen?"
Tippfehler: Falsche Maße, falsche Preise.
Manuelle Kalkulation: Excel öffnen, Werte eintragen, Preis berechnen, PDF erstellen, mailen...
Das skaliert nicht. Jede Bestellung kostete 15-30 Minuten manuelle Arbeit.
Die Lösung: Strukturierte Konfiguratoren
Wir haben das komplett umgebaut:
1. Frontend: Individuelle Konfiguratoren
Statt einem Freitext-Feld gibt es jetzt strukturierte Konfiguratoren – für jede Haubenform einen eigenen. Der Kunde wählt:
Form (rund, rechteckig, Sonderform)
Maße (geführte Eingabe mit Validierung)
Material und Optionen
Keine Missverständnisse mehr. Das System weiß exakt, was bestellt wird.
2. Backend: Die Excel bleibt (aber clever)
Hier wird's interessant: Das Unternehmen hatte bereits eine ausgefeilte Excel-Tabelle für alle Kalkulationen. Die wird auch intern genutzt. Warum das Rad neu erfinden?
Unser Ansatz: Die Excel bleibt die Single Source of Truth für Preise und Berechnungen.
Konfigurator (Web) | v[API liest Excel-Logik aus] | v Preis + SpezifikationVorteil: Wenn sich Materialpreise ändern, passt das Team die Excel an – ein Ort, eine Änderung. Die Konfiguratoren ziehen die neuen Werte automatisch.
3. Automatisches PDF-Angebot
Nach der Konfiguration passiert folgendes automatisch:
- PDF wird generiert – professionelles Angebot mit allen Details.
- E-Mail an Kunden – mit Angebot und Bestell-Link.
- Kunde klickt "Bestellen".
- Bestellung landet direkt in der WaWi – ohne dass jemand etwas abtippen muss.
Zero Manual Touch. Der erste Mitarbeiter, der die Bestellung sieht, ist der in der Produktion.
Die Architektur
[Konfigurator] --> [API: Kalkulation via Excel-Logik] | v [PDF Generator] | v [E-Mail mit Bestell-Link] | v (bei Bestellung) [WaWi Import]Key Learnings
1. Bestehende Tools nutzen
Die Excel war kein "Legacy-Problem" – sie war ein Asset. Wir haben sie integriert statt ersetzt.
2. Strukturierte Daten sind Gold
Ein Konfigurator erzwingt valide Eingaben. Keine Rückfragen, keine Interpretationsspielräume.
3. End-to-End denken
Nicht nur den Shop automatisieren, sondern den gesamten Flow bis zur Produktion.
Fazit
Manchmal ist die beste Automatisierung nicht "alles neu bauen", sondern clever verbinden, was schon da ist. Die Excel-Kalkulation des Kunden war das Herzstück – wir haben nur den Rest drumherum automatisiert.
Das Ergebnis: Von 15-30 Minuten pro Bestellung auf 0 Minuten manuelle Arbeit im Standard-Flow.
