Das Standardsoftware-Dilemma
"Wir nehmen einfach Salesforce / SAP / Shopify / [beliebige Standardlösung]" – dieser Satz fällt in vielen Unternehmen, wenn es um neue Software geht. Verständlich: Bekannte Namen, große Communities, vermeintlich sichere Wahl.
Doch was auf den ersten Blick günstig wirkt, kann langfristig teuer werden. Sehr teuer.
Die versteckten Kosten von Standardsoftware
Lizenzkosten, die wachsen
Die Basisversion ist oft günstig. Aber dann braucht ihr mehr Nutzer, mehr Speicher, mehr Features. Plötzlich zahlt ihr pro User pro Monat – und das summiert sich.
Beispiel aus der Praxis: Ein Kunde zahlte 15.000€ jährlich für ein CRM, das er zu 30% nutzte. Die individuelle Alternative kostete einmalig 25.000€ – und war nach 2 Jahren günstiger.
Anpassungskosten explodieren
"Das können wir anpassen" sagt der Verkäufer. Was er nicht sagt: Jede Anpassung kostet. Oft mehr als gedacht. Und bei jedem Update kann die Anpassung kaputtgehen.
Workarounds kosten Zeit
Wenn die Software nicht zum Prozess passt, passt sich der Mensch an. Excel-Tabellen neben dem CRM. Copy-Paste zwischen Systemen. Manuelle Schritte, die eigentlich automatisch laufen sollten.
Diese täglichen Workarounds kosten Arbeitszeit – und Nerven.
Abhängigkeit vom Anbieter
Was passiert, wenn der Anbieter die Preise erhöht? Features abschafft? Den Support verschlechtert? Bei Standardsoftware habt ihr oft keine Wahl außer zu zahlen – oder komplett zu wechseln.
Wann individuelle Software Sinn macht
Individuelle Entwicklung ist nicht immer die richtige Wahl. Aber in diesen Fällen oft schon:
Eure Prozesse sind euer Wettbewerbsvorteil
Wenn ihr Dinge anders macht als die Konkurrenz – und das euer Erfolgsgeheimnis ist – sollte eure Software das unterstützen, nicht einschränken.
Ihr verbindet viele Systeme
ERP, CRM, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Webshop – wenn diese Systeme nahtlos zusammenspielen sollen, ist eine individuelle Integrationsschicht oft eleganter als Dutzende Einzelintegrationen.
Ihr habt spezielle Anforderungen
Branchenspezifische Compliance, besondere Workflows, ungewöhnliche Datenstrukturen – Standardsoftware stößt hier schnell an Grenzen.
Ein Beispiel aus unserer Praxis
Für FCM Experts haben wir eine Plattform entwickelt, die Wissensmanagement, Schulungen und KI-gestützte Dokumentenprüfung vereint.
Eine solche Kombination gibt es nicht "von der Stange". Die individuelle Lösung ist exakt auf die Bedürfnisse zugeschnitten – und spart dem Team heute Stunden pro Woche.
Die richtige Entscheidung treffen
Bevor ihr euch für Standard oder Individual entscheidet, stellt euch diese Fragen:
- Wie gut passt die Standardlösung zu unseren Kernprozessen? (Nicht: Wie gut können wir unsere Prozesse anpassen?)
- Was kosten Lizenzen über 5 Jahre? (Nicht nur im ersten Jahr)
- Wie viel Zeit verbringen wir mit Workarounds? (Ehrlich rechnen!)
- Was passiert, wenn der Anbieter die Bedingungen ändert?
- Ist unsere Arbeitsweise ein Wettbewerbsvorteil, den wir schützen wollen?
Fazit
Individuelle Software ist nicht automatisch besser oder günstiger. Aber sie ist öfter die richtige Wahl, als viele denken. Die Rechnung "Lizenzkosten vs. Entwicklungskosten" greift zu kurz – sie muss alle versteckten Kosten einbeziehen.
Ihr seid unsicher, welcher Weg für euch der richtige ist? Sprecht mit uns – wir beraten ehrlich, auch wenn das heißt, dass eine Standardlösung die bessere Wahl ist.
