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title: "Paladinum GmbH"
client: "Paladinum GmbH"
industry: "Versicherungs- und Finanzdienstleistung"
tags: ["Prozessautomatisierung", "Künstliche Intelligenz", "Backoffice"]
url: "https://finias.digital/case-studies/paladinum-provisionsabgleich"
type: "case-study"
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# Paladinum GmbH

**Provisionsabgleich, der von selbst läuft**

Zwei Mitarbeitende, zwei Wochen pro Monat. So lange dauerte bei Paladinum bisher der Abgleich von Provisionsbelegen mit den Buchungen auf dem Kontoauszug. Heute übernimmt das ein eigenes System: Es zieht die Belege aus Postfächern und Maklerportalen, liest sie aus, vergleicht sie mit dem Kontoauszug und meldet sich erst, wenn etwas nicht stimmt.

## Übersicht

- **Branche**: Versicherung & Finanzen
- **Lösung**: Automatisierter Provisionsabgleich
- **Vorher**: 2 Mitarbeitende × 2 Wochen / Monat
- **Nachher**: Tägliche Routine im Hintergrund

## Herausforderung

Paladinum bekommt jeden Monat Provisionsabrechnungen von vielen Versicherern und Pools. Mal als PDF in der Mail, mal als Download im Maklerportal, mal in sauberer Tabellenform und mal als Fließtext. Parallel laufen die Zahlungen auf den Konten ein.

- Belege müssen aus mehreren Postfächern und Portalen zusammengetragen werden
- Jeder Versicherer liefert in einem anderen PDF-Layout
- Manueller Abgleich von Beleg gegen Kontoauszug, Zeile für Zeile
- Sammelüberweisungen, Teilzahlungen und Stornos verlangen detektivisches Suchen
- Hohe Fehleranfälligkeit durch monotone Wiederholung
- Zwei Mitarbeitende für zwei Wochen pro Monat gebunden

Das Ziel war nicht, den Prozess zu beschleunigen. Das Ziel war, ihn aus dem Alltag rauszunehmen. Das Team soll nur noch dort hinschauen müssen, wo es wirklich eine Entscheidung zu treffen gibt.

## Lösung

finias hat eine Backoffice-Anwendung gebaut, die den ganzen Ablauf übernimmt. Drei Stränge greifen ineinander, im Zentrum steht eine Matching-Logik, die Beleg und Kontoauszug zusammenführt.

- Automatisierter Mailabruf, der Provisionsabrechnungen erkennt und Anhänge sichert
- Browser-Automation, die sich in Maklerportale einloggt und Belege herunterlädt
- KI-gestützte OCR, die Versicherer, Vorgangsnummer, Beträge und Datum aus heterogenen PDFs herausliest
- Matching-Engine für Sammelbuchungen, Teilzahlungen und Stornos
- Klärungs-Cockpit im Web für die wenigen Fälle, die noch eine Entscheidung brauchen
- Lückenlose Protokollierung jedes Laufs für die Revision

Was passt, wird verbucht. Was nicht passt, landet im Cockpit. Mehr Bedienung braucht es im Alltag nicht.

## Ergebnisse

- **Zeitgewinn**: Aus zwei Wochen pro Monat wird eine tägliche Routine
- **Kapazität frei**: Zwei Personen sind wieder für inhaltliche Arbeit ansprechbar
- **Weniger Fehler**: Maschineller Abgleich statt monotoner Sichtung
- **Vollständigkeit**: Kein Beleg geht mehr in Mail oder Portal verloren
- **Nachvollziehbarkeit**: Jeder Lauf ist protokolliert und revisionssicher

## Eingesetzte Leistungen

- Architektur und Aufbau der Plattform
- Mailabruf mit Anhang-Erkennung
- Browser-Automation für Maklerportale
- KI-gestützte Belegerkennung
- Matching-Logik für Sammel- und Teilbuchungen
- Web-Cockpit mit Lauf-Übersicht und Klärungs-Workflow
- Authentifizierung und Session-Verwaltung
- Cloud-Deployment mit Beleg- und Auszugsablage

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*Komplette Case Study auf [finias.digital](https://finias.digital/case-studies/paladinum-provisionsabgleich)*