Case Study
Paladinum GmbH
Provisionsabgleich, der von selbst läuft
Zwei Mitarbeitende, zwei Wochen pro Monat. So lange dauerte bei Paladinum bisher der Abgleich von Provisionsbelegen mit den Buchungen auf dem Kontoauszug. Heute übernimmt das ein eigenes System: Es zieht die Belege aus Postfächern und Maklerportalen, liest sie aus, vergleicht sie mit dem Kontoauszug und meldet sich erst, wenn etwas nicht stimmt.
Kunde
Paladinum GmbH
Branche
Versicherung & Finanzen
Lösung
Automatisierter Provisionsabgleich
Vorher
2 Mitarbeitende × 2 Wochen / Monat
Ausgangslage
Die Herausforderung
Paladinum bekommt jeden Monat Provisionsabrechnungen von vielen Versicherern und Pools. Mal als PDF in der Mail, mal als Download im Maklerportal, mal in sauberer Tabellenform und mal als Fließtext. Parallel laufen die Zahlungen auf den Konten ein.
Das Ziel war nicht, den Prozess zu beschleunigen. Das Ziel war, ihn aus dem Alltag rauszunehmen. Das Team soll nur noch dort hinschauen müssen, wo es wirklich eine Entscheidung zu treffen gibt.
- Belege müssen aus mehreren Postfächern und Portalen zusammengetragen werden
- Jeder Versicherer liefert in einem anderen PDF-Layout
- Manueller Abgleich von Beleg gegen Kontoauszug, Zeile für Zeile
- Sammelüberweisungen, Teilzahlungen und Stornos verlangen detektivisches Suchen
- Hohe Fehleranfälligkeit durch monotone Wiederholung
- Zwei Mitarbeitende für zwei Wochen pro Monat gebunden
Lösung
Die Lösung
finias hat eine Backoffice-Anwendung gebaut, die den ganzen Ablauf übernimmt. Drei Stränge greifen ineinander, im Zentrum steht eine Matching-Logik, die Beleg und Kontoauszug zusammenführt.
Was passt, wird verbucht. Was nicht passt, landet im Cockpit. Mehr Bedienung braucht es im Alltag nicht.
- Automatisierter Mailabruf, der Provisionsabrechnungen erkennt und Anhänge sichert
- Browser-Automation, die sich in Maklerportale einloggt und Belege herunterlädt
- KI-gestützte OCR, die Versicherer, Vorgangsnummer, Beträge und Datum aus heterogenen PDFs herausliest
- Matching-Engine für Sammelbuchungen, Teilzahlungen und Stornos
- Klärungs-Cockpit im Web für die wenigen Fälle, die noch eine Entscheidung brauchen
- Lückenlose Protokollierung jedes Laufs für die Revision
Leistungen
Was wir gebaut haben
- Architektur und Aufbau der Plattform
- Mailabruf mit Anhang-Erkennung
- Browser-Automation für Maklerportale
- KI-gestützte Belegerkennung
- Matching-Logik für Sammel- und Teilbuchungen
- Web-Cockpit mit Lauf-Übersicht und Klärungs-Workflow
- Authentifizierung und Session-Verwaltung
- Cloud-Deployment mit Beleg- und Auszugsablage
Stack
Technologie
- Moderner JavaScript-Webstack
- Klassische relationale Datenbank für Belege und Buchungen
- KI-gestützte OCR für die PDF-Auswertung
- Browser-Automation für Maklerportale
- Mailabruf per IMAP
- Cloud-Storage für Belege und Kontoauszüge
Nutzen
Was wirklich
ankommt.
Messbare Resultate, die sich im Alltag des Teams bemerkbar machen.
01
Zeitgewinn
Aus zwei Wochen pro Monat wird eine tägliche Routine
02
Kapazität frei
Zwei Personen sind wieder für inhaltliche Arbeit ansprechbar
03
Weniger Fehler
Maschineller Abgleich statt monotoner Sichtung
04
Vollständigkeit
Kein Beleg geht mehr in Mail oder Portal verloren
Erkenntnis
Warum dieses Projekt
besonders ist.
Der Provisionsabgleich ist ein klassisches Backoffice-Thema, das selten Beachtung findet, aber jeden Monat Energie kostet. Mit der Lösung von finias bleibt diese Arbeit aus dem Tagesgeschäft draußen. Die Mitarbeitenden entscheiden, wo es nötig ist. Das System kümmert sich um den Rest.
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